為什麼會計自動化是前CFO的必然選擇

我記得我知道我們的會計科技出現問題的那一刻。那時已經很晚，我像偵探一樣彎著腰看著電子表格，就像在看一部特別無聊、充滿數字的謀殺懸疑片。

受害者？準確性。武器？我們過時的系統。

他們又出手了，留下了一串缺失的數據、不匹配的數字，以及足夠讓一整個會計團隊哭泣的手動重做工作。作為首席財務官，我應該是財務的魔法師，而不是被電子表格的山堆埋住。我發誓，我能聽到腦海中響起《危險邊緣》的主題曲。

現在，我終於逃出了那個電子表格的地獄，真是感謝上天。但我每天都聽到客戶們講述同樣的恐怖故事。這就像是一個壞會計軟體倖存者的支持小組。很明顯：會計科技仍然讓整個行業受到束縛。別再提報告截止日期、法規壓力或是那個不斷增長的數據怪獸了。我們行業真正的敵人是什麼？有限、笨重、令人心碎的軟體。這就像是用算盤，而其他人卻擁有超級電腦。

我與過時的會計程式掙扎了多年，對於在自動化和人工智慧的時代，這仍然是會計師面臨的問題，我感到非常震驚。笨重的系統消耗了效率，讓你被困在大量的手動工作中。

現在有一個巨大的機會，可以擺脫舊有的軟體，接受現代解決方案，這些解決方案是為了適應今天複雜的商業環境而設計的。

我們是怎麼走到這一步的？為什麼有些會計團隊仍然抵抗變革呢？

為簡單時代而設計的工具

如果你走進任何典型的會計部門，你會發現一個拼湊而成的解決方案，像這樣：

• 一個本地的企業資源規劃（ERP）系統，帶有應付帳款/應收帳款或報告模組
• 多個發票掃描和數據捕捉工具
• 一個或多個計費系統
• 一個差旅和費用管理平台
• 一組電子表格來填補每個功能的空白
• 用於資產管理或對帳等任務的附加應用程式

這個清單甚至還沒有觸及到工資、供應商管理、協作工具和其他關鍵活動。

除了平台的數量，這些系統無法連接的問題對現代企業來說根本無法運作。許多企業現在在多個司法管轄區內運行，面對不同的合規標準。他們依賴實時數據來做出支出、招聘和新業務的決策。利益相關者要求更快、更準確的報告來指導戰略行動。會計團隊使用的核心軟體從來就不是為了滿足這些需求而設計的。大多數舊有的會計系統都是不連接的，造成瓶頸和混亂，並需要手動數據準備、重做和手動對帳。

每一份延遲的財務報表都會對財務團隊提供戰略見解和預測的能力產生連鎖反應。

每一次手動數據輸入或複製粘貼的行為都是潛在的錯誤來源。

不連接的系統孤立了信息，迫使你花費過多的時間去追尋關鍵數據。

好消息是：這不必成為現實。自動化解決方案可以直接解決許多這些問題，但文化和技術的抵抗往往成為障礙。

抵抗的領域：為什麼升級似乎困難

在會計的背景下，“風險”這個詞有著特殊的地位。會計師非常清楚，帳本中的一個小疏忽可能會導致巨額罰款、合規違規或名譽損害。雖然風險厭惡最終是一種明智的本能，但這種文化使得引入新工具或流程被視為一種可能引發更多錯誤的干擾。

優先考慮預算的領導團隊也可能持懷疑態度。自動化計畫看起來是一個成本高昂且回報不明的項目。而且，通常沒有任何人為他們推動前進——大多數會計師認為電子表格“已經足夠好”。

舊有方法的舒適感和電子表格的可靠性可能會掩蓋手動工作的累積（通常是隱藏的）成本：慢速的周轉時間、錯誤修正、加班費和疲憊等等。

即使每個人都原則上同意現代化是必要的，仍然存在技術挑戰。舊有系統通常缺乏必要的應用程式介面（API）來與新平台整合。有限的擴展性可能會使你無法實現實時數據共享。

然後，還有一種誤解認為現代化需要定制。雖然定制解決方案可以非常強大，但它們並不是唯一的選擇。領先的自動化平台和基於雲的會計解決方案可以在沒有相同成本和複雜性的情況下實施。

迷思與現實：升級你的會計軟體

我明白：即使這些只是需要改變的信念，這些都是在你已經忙於日常工作的情況下需要跨越的大障礙。但克服這些障礙必須成為優先事項，因為對於尋求可持續增長和韌性的公司來說，技術升級現在已經是必須的。

行業的警醒：自動化是未來

事實是，如果你在沒有自動化的情況下嘗試財務轉型，那麼你就是在走錯路。

不幸的是，許多首席財務官在他們的現代化策略中跳過了步驟。2024年Gartner報告發現，首席財務官在2025年優先考慮人工智慧的採用，而不是金融科技的選擇、策略和部署。問題是？人工智慧並不是捷徑——它是一種增強。沒有自動化作為基礎，人工智慧的影響將至多是微不足道和孤立的。

這種脫節正在造成一種片段化的現代化方法。雖然一些領導者追逐人工智慧的能力，但49%的會計公司仍然沒有計劃使用生成式人工智慧。與此同時，自動化的採用仍然不一致，儘管55%的財務高管希望在2025年前實現無接觸的財務結算。

我在與來到Redwood Software尋求指導和解決方案的財務領導者交流時發現，他們中的許多人有著良好的意圖，但在執行這些目標上卻掙扎。將目光放在自動化上，並使用一個能夠完全採用的平台是正確的答案。

現代財務自動化的能力

現代財務自動化將關鍵的會計功能整合到一個無縫的系統中，例如結帳、處理發票、對帳和生成實時財務報告。

核心好處很明顯：

• 通過標準化重複性任務和消除人為錯誤的風險，實現一致性和準確性
• 通過更快的數據流、批准、對帳等實現速度
• 通過處理大量交易而不需要額外的員工或工時來實現可擴展性
• 會計師從繁瑣的手動工作中解放出來，獲得戰略見解

能源轉移公司（Energy Transfer）使用Redwood的財務自動化的經驗是一個很好的例子：通過應用自動化的力量，這家《財富》500強的能源公司將銀行對帳所花費的時間減少了88%，並簡化了資本項目的結算和SAP用戶訪問的配置。

人工智慧和預測工具作為附加價值

預計到2027年，會計領域的人工智慧市場將以30%的年增長率增長。你的一些競爭對手將利用這些新工具來獲得優勢。你會等著看誰能成功嗎？還是你會確保自己成為其中之一？

不願意嘗試將導致更大的問題，因為企業面臨著更複雜的要求，如全球稅收標準、環境、社會和治理（ESG）報告以及新的收入確認標準。

選擇一個對人工智慧持前瞻性思維的自動化提供商，並意識到在數字行業中至關重要的安全性和準確性因素，可以進一步提升你的財務功能。基於人工智慧的工具可以掃描異常、預測錯誤、標記可疑交易，並確保你從自動化工作流程中獲得最大的價值。

不要錯過自動化和人工智慧的潮流

即使你看到技術升級的必要性，你也可能會感到不知所措。第一步不需要是對你的會計和財務基礎設施進行全面的改革。事實上，這樣做並不明智。

可以從小處著手，也許是那些對高影響過程（如記錄到報告）有貢獻的任務。證明一個專注項目的投資回報率可以幫助你獲得支持，並消除新軟體過於干擾或昂貴的迷思。低效、過時的會計軟體是一種負擔。是時候自動化、適應並茁壯成長，否則就會被拋在後頭。Redwood在這裡幫助你：了解更多如何實現完全自動化的會計。