角色、技能與最佳實踐

建立一個有凝聚力的自動化策略並不是一件簡單的事情。雖然自動化承諾能提高效率和靈活性，但要實現這些好處，僅僅實施工具是不夠的。

一個全面的跨部門團隊可以推動成功的自動化計畫。這個團隊必須與你的商業目標保持一致，並能夠通過專注於高價值的工作流程來整合各部門的流程。如果結構設計得當，自動化團隊將成為未來建立一個良好擴展的自動化卓越中心 (Center of Excellence, CoE) 的前提。

本指南將探討組成有效自動化團隊所需的基本技能、關鍵角色和協作實踐，無論你是剛開始自動化之旅，還是希望進行全面轉型。

為什麼需要專門的自動化團隊？

專門的自動化團隊可以通過專注於執行、組織內部的一致性、可擴展性和責任感來推動你的自動化進程。

開發和執行自動化路線圖只有在你的自動化工作不分散的情況下才有可能。一個精心組建的團隊會努力糾正低效率，簡化工作流程。他們是所有自動化事務的中心樞紐，讓所有人都專注於相同的目標。

隨著你的自動化需求增長，擁有一個團隊可以讓你自信地擴展，並準備好讓你的組織自動化更複雜的工作流程。在保持責任感和遵循治理框架的同時，整合先進技術變得可行，這需要一群專注的結構化人員。

強大自動化團隊的基本技能

最佳的自動化團隊必須平衡技術專業知識、軟技能和領域知識。尋找以下技能，以確保你的團隊能夠最佳設計、執行和完善自動化。

技術能力

自動化工具和平台通常包括低程式碼介面、API整合能力和編排功能，這些都減少了對大量編碼的需求，但至少你的團隊成員中應該有一些對這些技術熟練的人。他們需要深入了解如何設計工作流程、排除故障和實施自動化。

具備技術技能的人可以減少團隊對開發人員的依賴，特別是在計畫和執行的早期階段。

跨部門協作

自動化通常涉及多個部門，從財務到人力資源再到IT運營。團隊成員必須具備跨越這些部門的協作能力，並對各業務單位的挑戰和目標保持同理心。在利益相關者之間建立信任可以確保更順利的實施，並使自動化工作更容易擴展到更多功能，隨著組織的成熟而進步。

變更管理專業知識

如果不小心處理，自動化的引入可能會造成干擾。有效的團隊成員需要了解如何以最小的干擾和抵抗來實施新技術。這包括通過培訓和溝通來推動用戶採用。你的員工應該感到被賦予權力，而不是受到威脅。

治理和合規知識

自動化計畫必須遵循監管標準和內部治理政策。這在處理敏感數據時尤其重要。具備這些領域專業知識的團隊成員將確保從一開始就優先考慮安全和合規，這可以減少代價高昂的錯誤或違規風險。

關鍵角色和利益相關者

成功的自動化團隊不僅僅是技能的問題，還需要擁有合適的人在合適的角色中。以下是你需要填補的關鍵角色。

願景領導者

這可以是卓越中心的負責人或自動化主管。他們的主要責任是為公司範圍內的自動化設定戰略方向。具有前瞻性和影響力，他們為資源發聲，與高層領導保持一致，並讓團隊專注於長期目標。

願景領導者是團隊努力的支柱，將團隊的工作與組織的更大目標聯繫起來。

流程推動者

這些是來自特定業務單位的代表，例如IT運營、財務或供應鏈。他們是其部門與自動化團隊之間的聯絡人。擁有深厚的工作流程知識和對數位轉型的開放態度，他們能夠識別痛點並提出自動化機會。

流程推動者對於獲得支持和確保自動化滿足實際需求至關重要。

自動化架構師或解決方案設計師

這些團隊成員負責繪製工作流程並設計與現有系統無縫整合的自動化解決方案。擁有強大的技術專業知識和對公司技術堆棧的理解，他們將業務需求轉化為可擴展的技術解決方案。

自動化架構師和解決方案設計師讓你的自動化隨著需求的變化而成長。

主題專家 (SMEs)

具備細節敏銳度和解決問題能力的SMEs對特定流程有深入的了解。這可能是人力資源的入職流程、供應鏈物流或關鍵的財務流程。他們的意見將幫助你的團隊優化自動化以滿足實際應用。

SMEs在完善和驗證工作流程及依賴性方面扮演著關鍵角色。

數據分析師

自動化計畫應該以數據為驅動，而數據分析師在這方面至關重要。他們定義和追蹤關鍵績效指標 (KPIs)，評估自動化工作的表現並報告投資回報率 (ROI)。由於他們通常非常注重細節，這些團隊成員會尋找持續改進的方法。

數據分析師為你的團隊鋪平了可衡量的自動化成果之路。

如何培養協作

自動化團隊的成功取決於他們的協作程度。以下是幾種讓你的團隊輕鬆協作的方法。

定期舉行會議和工作坊。雖然這些不應干擾高優先級的工作，但應該足夠頻繁，以保持自動化在大家心中的重要性。每月或每季度的會議幫助大家對自動化項目的進展保持一致，慶祝成功並討論改進的地方。

與最終用戶建立反饋循環。一旦自動化到位，你需要機制來收集受其影響的人的反饋。這對於給你的團隊提供未來自動化建設的見解是非常寶貴的。

利用外部專業知識。與第三方顧問或自動化專家合作，可以通過新鮮的觀點和行業見解加速你的努力，這些見解可以補充你的內部能力。

追蹤並慶祝成功。強調成功的自動化項目可以提升團隊士氣，並強化他們工作的價值。

提升團隊的自動化能力

自動化的成熟度只能與團隊的結構和能力成比例地增長。

如果你剛開始接觸自動化：

從一個專注於高影響、低複雜度自動化的精簡團隊開始。優先考慮了解業務工作流程的流程推動者，並與熟悉自動化工具的IT代表搭配。這樣，你可以在不過度延伸資源的情況下建立動力。

如果你已經自動化了一些任務、流程和例外：

一旦你有相當多的自動化成功運行，就該擴展並涉及更多部門。在這個階段，自動化架構師、自動化測試專業人士和變更管理專家等角色在設計可擴展解決方案和確保順利採用方面變得越來越重要。

如果你使用集中式自動化平台並希望創新：

當你已經實現集中式自動化時，可以考慮增加專業角色，如數據科學家或安全專家。多樣化將幫助你應對複雜的自動化，並探索高級用例，如預測分析或機器學習整合。

擴展你的自動化潛力：最後考量

隨著自動化在你的組織中變得越來越重要，投資於能夠良好執行自動化是很重要的。鼓勵一種以自動化為導向的文化，通過持續學習和創新來支持，思考所有可以提升自動化的方式。

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