有效實施的最佳實踐

隨著自動化在過去二到三十年變得越來越可行，大多數企業都採用了臨時的自動化解決方案。現在，企業正在朝著更具整合性、全企業範圍的自動化方法轉變。這不僅需要正確的資源和技術來成功實現，還需要一個專門的團隊來協調、管理和擴展這些努力。

自動化卓越中心 (Center of Excellence, CoE) 可以成為您組織內所有自動化活動的中心，帶來結構、專業知識和一致性。無論您的組織規模如何，CoE 都能幫助您充分利用現有資源。

以下是如何利用您的自動化 CoE，專注於能夠自信推動組織未來的大局策略。

為什麼自動化卓越中心很重要

CoE 可以讓您超越分散、孤立的自動化。妥善設置後，它可以：

• 集中知識策略和治理，使新員工的入職和培訓變得更容易，同時減少重複工作。
• 建立明確的目標和指標，將自動化項目與業務目標對齊，並幫助產生可衡量的結果。
• 推動一致性和可擴展性，確保您在整個業務中應用相同的標準和最佳實踐。

最重要的是，這個團隊使您的自動化計劃不受技術限制，因此您不會因為擁有的系統或工具而隨意改變方向。

最佳實踐 #1：制定明確的願景

它的作用：將您的自動化計劃與整體業務目標對齊

CoE 必須從一個願景開始，這將指導其活動並獲得支持。第一步是創建一個包含以下內容的路線圖：

• 短期勝利：快速獲得回報的自動化項目，以建立動力並顯示具體好處。
• 長期轉型：一個計劃，針對戰略性的大規模自動化項目，隨著時間的推移轉變核心流程，以支持業務韌性。

您還應該確定並分配關鍵角色和責任。誰將是您的：

• 關鍵決策者：批准自動化項目並確保與業務目標對齊的人？
• 自動化倡導者：倡導自動化並激勵團隊採用新工具和流程的領導者？
• 主題專家 (SME)：各部門的專家，能幫助識別自動化機會，提供當前流程的見解並協助實施新解決方案？

最後，沒有實用部分的願景是不完整的。在這種情況下，這些包括文檔、治理和審計。決定如何為每個自動化維護詳細文檔，涵蓋工作流程、依賴關係和法規要求。制定設計、部署和監控的指導方針，並定期審計每個自動化。

設立 CoE 的第一階段提示：

• 創建一個 CoE 章程，概述目標、責任和指導方針。
• 指定一位負責執行願景和管理團隊的領導者。
• 設立自動化審查委員會，以評估和批准新計劃。

最佳實踐 #2：建立跨功能團隊

它的作用：確保多元觀點和支持

在您的 CoE 中包含來自各個業務單位的代表是非常重要的，以便將您的自動化目標與每個部門的獨特需求對齊。每位團隊成員都能提供對日常痛點的第一手見解，幫助 CoE 理解自動化能在哪裡發揮最大的影響。考慮為 IT、運營、財務、人力資源等角色設置職位。

建立有效團隊的提示：

• 定期舉行會議和工作坊。
• 通過試點項目啟動您的 CoE，以測試跨團隊的努力。
• 利用協作工具保持可見性。

什麼時候是建立自動化卓越中心的時候？

不確定您的組織是否準備好建立這個關鍵團隊？以下是一些您該投資於它的跡象：

• 您已經在每個核心流程中自動化了一些任務。
• 您已經部分或大部分自動化了流程協調。
• 您正在朝著自動化技術例外的方向努力。
• 您的自動化仍然因團隊和工具而分散。

最佳實踐 #3：優先考慮培訓和技能提升

它的作用：提高團隊能力和信心

CoE 的成功依賴於一個受過良好訓練的團隊，這個團隊有信心並能夠執行高級自動化計劃。充分的培訓和技能提升使每位團隊成員能夠探索新技術，進一步改善流程。

記住，培訓不僅僅是技術上的幫助，還包括幫助您的團隊深入了解自動化的潛在影響，並幫助他們批判性地思考如何負責任地使用它。

培訓和技能提升的提示：

• 讓 CoE 成員參加您的軟體供應商提供的認證計劃。
• 創建一個內部驅動或門戶，以便輕鬆訪問資源。
• 將經驗豐富的自動化專家與經驗較少的團隊成員配對。

最佳實踐 #4：標準化流程和指標

它的作用：促進整個組織輕鬆且一致地採用自動化

您的 CoE 應該有一個從規劃到執行的自動化採用框架。這將減少障礙，並使流程從手動轉變為自動化變得更容易。

從一開始就確定性能指標也很有幫助——如成本節省、時間減少、錯誤率等。

標準化的提示：

• 創建標準化模板和工作流程的庫，或使用內建有這些的平臺。
• 自動化報告並定期分享性能指標。
• 每季度對流程進行審計，以保持質量。

最佳實踐 #5：實施可擴展的解決方案

它的作用：快速展示價值

從高影響、低複雜度的自動化開始，以提高價值實現的速度。從能幫助您實現更好數據準確性、更快處理時間或其他日常效率提升的 KPI 開始。例如，報告生成或數據傳輸。

如果您有一個小型到中型的組織，這可能意味著創建一個可以逐步擴展的精簡 CoE，並使用具有即時集成的工具。

可擴展性的提示：

• 通過簡單的自動化實現快速勝利，並將其用作更大項目的概念驗證。
• 在每次自動化部署後與用戶設立反饋回路。
• 在其他部門複製成功的自動化。

自動化 CoE 是您自動化策略的重要組成部分，特別是當您的組織成長和需求成熟時。

您可以根據自動化流程的範圍、深度以及您的組織設置是否有助於或妨礙自動化的推行，來判斷您在上述方面的實施效果。

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