使用Amazon Q商務連接器為Smartsheet簡化工作洞察

Amazon Q Business 是一個完全管理的、由生成式人工智慧驅動的助手，幫助企業發揮數據和組織知識的全部潛力。使用 Amazon Q Business，您可以快速獲取問題的答案，生成摘要和內容，並利用組織內各種數據來源和企業系統中儲存的專業知識和信息來完成任務。這個創新解決方案的核心是數據來源連接器，它能無縫整合和索引來自多個數據來源和企業系統的內容，例如 SharePoint、Confluence 和 Smartsheet。

這篇文章將解釋如何將 Smartsheet 與 Amazon Q Business 整合，以利用自然語言和生成式人工智慧的能力來獲得更深入的見解。Smartsheet 是一個增強人工智慧的企業級工作管理平台，幫助用戶大規模管理項目、計劃和流程。通過將 Amazon Q Business 與 Smartsheet 連接，商業用戶、客戶解決方案經理、產品經理等可以通過提問自然語言問題來更深入地理解他們的工作。

以下是您可以向 Amazon Q Business 提問以獲得可行見解的例子：

項目狀態更新 – 快速了解項目健康狀況

網站重新設計項目的狀態如何？
行動應用程式的發布是否按計劃進行？
第三季路線圖中哪些項目目前落後於進度？

任務管理 – 查找任務和行動項目的信息

約翰·多（John Doe）被指派了哪些任務？
行銷計劃是否已完成？
客戶研究報告的截止日期是什麼時候？

資源分配 – 了解資源分配和工作負載

有多少資源分配給產品發布項目？
根據當前的任務負載，哪些項目需要額外的人手？

預算追蹤 – 實時監控項目和部門預算

行銷活動的當前預算狀態如何？
客戶服務培訓計劃剩餘的預算是多少？

Smartsheet 概述

Smartsheet 將電子表格的簡單性與強大的協作、工作流程自動化、內容管理和報告功能結合在一起。Smartsheet 安全可靠地為全球數千個組織提供關鍵任務的支持，其中包括超過 85% 的《財富》500 強公司。客戶依賴 Smartsheet 開設數千家新餐廳、分發疫苗、建造火箭等等。

在這個例子中，我們使用 Smartsheet 來追蹤軟體開發項目的任務。這個表格包括任務、負責人、團隊、階段、開始日期、結束日期等欄位。

Amazon Q Business 的 Smartsheet 連接器概述

通過將 Smartsheet 作為數據來源整合到 Amazon Q Business 中，您可以無縫提取見解。例如，服務運營經理可以使用新的連接器更有效和一致地交付複雜項目。通過向 Amazon Q Business 智能助手提出具體問題，團隊可以從多個數據來源中獲取見解，包括已連接的 Smartsheet 中的表格、對話和附件。這個由生成式人工智慧驅動的助手在數據中進行深度搜索，同時尊重訪問和許可級別，節省寶貴的時間並增強項目監督。這個簡化的過程提高了客戶留存率，增加了準確性，並提升了整體服務質量。

您可以通過 AWS 管理控制台、AWS 命令行介面 (AWS CLI) 或 CreateDataSource API 將 Smartsheet 整合到 Amazon Q Business 中。

Amazon Q Business 的 Smartsheet 連接器了解用戶訪問權限，並在查詢時嚴格執行這些權限。這確保用戶無法訪問他們沒有權限的內容。關於安全管理，請參考 Amazon Q Business 的身份與訪問管理。

前置條件

在開始之前，請確保您已完成以下前置條件。

在 Smartsheet 中

獲得 Smartsheet 事件報告 API 的訪問權限。使用事件 API 訪問請求表單請求您組織的訪問權限，如下圖所示。
一個 Smartsheet 訪問令牌。您需要這個令牌來將 Smartsheet 連接到 Amazon Q Business。要生成令牌，請參考身份驗證和訪問令牌。請記住生成的訪問令牌，因為您需要將其存儲在 AWS Secrets Manager 中，作為配置 Amazon Q 應用程序的一部分。
在您的 AWS 帳戶中

有關完成這些步驟的詳細指導，請參考將 Amazon Q Business 連接到 Smartsheet 的前置條件。

配置和準備 Amazon Q Business Smartsheet 連接器

按照以下步驟創建檢索器和數據來源：

在導航窗格的增強功能下，選擇數據來源。然後選擇添加索引，如下圖所示。
在索引配置下，選擇企業，然後選擇添加索引，如下圖所示。企業選項適合需要最大更新性能的工作負載。
在左側導航窗格的增強功能下，選擇數據來源。
在數據來源頁面上，選擇添加數據來源，如下圖所示。
在添加數據來源頁面上，在數據來源部分，將 Smartsheet 數據來源添加到您的 Amazon Q Business 應用程序，並按照使用控制台連接 Amazon Q Business 到 Smartsheet 的步驟進行操作。
在 Smartsheet 數據來源頁面上，選擇並輸入以下信息：

數據來源名稱
AWS Secrets Manager 密碼
IAM 角色和角色名稱
同步範圍
頻率

創建數據來源應該只需幾分鐘。設置完成後，您會在控制台上看到綠色成功通知，並且數據來源將顯示在數據來源詳細信息部分，如下圖所示。

接下來，您需要同步 Smartsheet 數據來源。在同步歷史部分，選擇立即同步以啟動從您的來源爬取和攝取數據到 Amazon Q Business 的過程。同步工作完成後，您的數據來源將完全準備好使用，如下圖所示。

Amazon Q Business 和 Smartsheet 連接器的實際應用

在創建 Amazon Q Business 應用程序並成功同步 Smartsheet 數據來源後，您可以測試整合。提出與項目相關的問題，觀察應用程序如何實時回應。請遵循以下步驟：

在左側導航窗格中，選擇 AmazonQ-smartsheet-connector 應用程序，然後選擇已部署的 URL，如下圖所示。

在我們的例子中，我們詢問了關於我們在 Smartsheet 中記錄的項目的以下問題，Amazon Q Business 為項目負責人生成了狀態回應，並提供了每個任務的額外信息。

問題 1 – 創建 UI 的項目狀態如何？

Amazon Q Business 回應 – 如下圖所示，Amazon Q Business 生成的回應顯示狀態為進行中，執行工作的團隊成員姓名，以及預定的完成日期。

問題 2 – 列出所有項目及其截止日期

Amazon Q Business 回應 – 如下圖所示，Amazon Q Business 生成的答案列出了項目及其截止日期，包括來自 Smartsheet 的引用鏈接。

問題 3 – 克洛伊·埃文斯（Chloe Evans）正在處理什麼項目？能否提供更多信息？

Amazon Q Business 回應 – 如下圖所示，Amazon Q Business 生成的答案總結了克洛伊·埃文斯正在處理的任務。

故障排除

如果您在 Amazon Q Business 中提問時遇到問題，可能是因為缺少訪問某些信息所需的權限。Amazon Q Business 嚴格執行其數據來源中設置的文檔權限。請遵循以下步驟進行故障排除：

檢查索引狀態 – 確認 Smartsheet 連接器是否已成功在 Amazon Q Business 應用程序中進行索引。這確保數據來源正確整合。
驗證用戶權限 – 確保 Smartsheet 用戶帳戶擁有訪問和讀取表格信息所需的權限。適當的權限對於使 Amazon Q Business 能夠檢索和處理所需數據至關重要。

此外，作為管理 Amazon Q Business 應用程序的管理員，您可以通過遵循這些步驟和使用文檔級同步報告來排除這些問題，這些報告增強了對數據來源同步操作的可見性。這些報告提供了綜合且詳細的見解，集成到同步歷史中，包括每個文檔在數據來源同步作業中處理的細粒度索引狀態、元數據和訪問控制列表 (ACL) 詳細信息。

詳細的文檔報告存儲在 Amazon Q Business 應用程序日誌組下的新 SYNC_RUN_HISTORY_REPORT 日誌流中，確保在故障排除時可以按需獲取關鍵同步作業的詳細信息。欲了解更多信息，請參考文檔級同步報告。

如以下圖所示，我們使用 Amazon CloudWatch Logs Insights 查詢 SYNC_RUN_HISTORY_REPORT 日誌流，這意味著我們可以詳細檢查同步狀態。

清理

完成以下步驟以清理您的資源：

選擇您之前創建的應用程序，然後選擇刪除。
在 Amazon Q Business 控制台中，選擇導航窗格中的應用程序。
選擇您創建的應用程序，在操作菜單中選擇刪除。

結論

在這篇文章中，我們探討了 Amazon Q Business 如何與 Smartsheet 無縫整合，幫助企業發揮數據和知識的全部潛力。通過 Smartsheet 連接器，組織可以使其團隊快速找到答案，加速項目追蹤，簡化任務管理，自動化工作流程，並增強協作。

現在您已經學會了如何將 Amazon Q Business 與您的 Smartsheet 內容整合，是時候充分發揮您組織數據的潛力了。要開始使用，請註冊 Amazon Q Business 帳戶，並按照本文中的步驟設置 Smartsheet 連接器。然後，您可以開始向 Amazon Q Business 提出自然語言問題，並觀察它在幾秒鐘內提供見解。

關於作者

布蘭登·賽特（Brandon Seiter）是 Smartsheet 的高級總監，負責企業發展。他擁有超過 15 年的經驗，幫助公司制定其非有機增長策略，並監督其企業發展活動，包括併購、戰略夥伴關係和新業務孵化。在 Smartsheet，他在培養與 Smartsheet 技術夥伴的關係和發展聯合夥伴計劃中發揮了關鍵作用。

艾丁·霍斯羅沙希（Aidin Khosrowshahi）是 AWS 的 Amazon Q 專家解決方案架構師，他將對生成式人工智慧和無伺服器應用的熱情付諸實踐。作為 AI/ML 和無伺服器社區的活躍成員，他專注於 Amazon Q Business 和開發者解決方案，同時擔任生成式人工智慧專家。他幫助客戶實施最佳實踐，同時促進合作並推動 AI/ML 生態系統的創新。

欽梅·拉內（Chinmayee Rane）是 AWS 的生成式人工智慧專家解決方案架構師，專注於生成式人工智慧。她幫助獨立軟體供應商（ISVs）加速生成式人工智慧的採用，設計可擴展和有影響力的解決方案。擁有應用數學和機器學習的強大背景，她專注於智能文檔處理和 AI 驅動的創新。在工作之外，她喜歡薩爾薩和巴查塔舞。

洛克什·喬漢（Lokesh Chauhan）是 AWS 的高級技術客戶經理，他與企業客戶合作，優化他們的 AWS 旅程並推動雲端成功。他是 AI/ML 社區的成員，並擔任生成式人工智慧專家。作為 12 次 AWS 認證的 TAM，他在 AWS 平台上擁有深厚的技術專業知識。在加入 AWS 之前，他擔任過項目負責人和高級數據庫管理員等領導職位，積累了多個組織的數據庫和運營方面的豐富經驗。